POLÍTICA DE USO DE LA INFORMACIÓN

Objetivo General

La política sobre el Tratamiento y Protección de Datos Personales busca surtir mecanismos de protección que garanticen el desarrollo constitucional que tiene toda persona en conocer, actualizar y rectificar su información recogida en bases de datos o en archivos de ADCORE S.A.S. permitiendo el correcto ejercicio de sus derechos, garantías y libertades constitucionales consagradas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana, en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013; Decreto 886 DE 2014 y demás disposiciones que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Objetivos Específicos

Garantizar el Tratamiento de los datos personales conforme a lo dispuesto en la ley.
Dar a conocer el Manual sobre el Tratamiento y Protección de Datos Personales a todas las personas que tengan algún vínculo o relación contractual con ADCORE SAS.
Diseñar políticas internas que incentiven el Tratamiento de los datos personales conforme a lo dispuesto en la ley.
Poner a disposición de los Titulares de la información canales de atención para brindar respuesta oportuna a las diferentes peticiones, quejas y reclamos que sean formulados, de conformidad con los tiempos establecidos en la ley.
Permitir el ejercicio de los derechos, principios y garantías que tienen los Titulares frente al manejo de sus datos personales conforme a lo dispuesto en la ley.
Implementar medidas de seguridad efectivas que conlleven a la protección de los datos personales almacenados en bases de datos o archivos de cualquier tipo y cuyo responsable sea ADCORE SAS.
Cumplir con los deberes y demás disposiciones que imponga la ley al responsable del Tratamiento de los datos personales.
Adoptar en todo momento la debida diligencia en la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los datos personales que realice ADCORE S.A.S.

Alcance y cobertura

Las políticas detalladas en el presente documento aplican en general a la totalidad de la compañía y las operaciones que ella desarrolla, en especial a todo dato relacionado con sus clientes, colaboradores, contratistas, proveedores de servicios sea de compras o asesorías, y demás personas naturales cuyos datos personales sean tratados por la compañía de conformidad con la ley 1581 de 2012

En consecuencia, las políticas en comento deberán ser aplicadas de manera rigurosa por todos los empleados de ADCORE SAS en sus diferentes procesos.

Definiciones

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabientes: persona natural o jurídica que por sucesión o sustitución adquiere los derechos de otra.
Colaboradores: persona natural contratada directamente por ADCORE SAS mediante contrato de trabajo.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
Dato sensible: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato semiprivado: es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: operación mediante la cual el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento.

Marco Legal

Introducción

Dando cumplimiento a la normatividad vigente, ADCORE SAS implementa la política de uso de la información tendiente a garantizar el buen manejo, uso y tratamiento de los datos personales de los Titulares, así como prestar una adecuada atención a las consultas, quejas y reclamos, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

Responsable

ADCORE SAS identificada con el NIT. 900.966.455-8, domiciliada en la ciudad de Bogotá – Colombia en la carrera 15 No 98 – 42 oficinas 304 y 606, con teléfono (1) 7446482 y correo electrónico servicioalcliente@adcore.com.co es RESPONSABLE de los datos personales de sus empleados y de los titulares de sus portafolios por tanto de las bases de datos, archivos magnéticos y físicos.

Principios

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de los datos al ser una actividad reglada queda sujeta a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que lo desarrollen.
Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales almacenados debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de ADCORE SAS se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información inclusive después de terminada la actividad que requería del tratamiento de los datos personales.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos o aquellos en los que tenga algún interés legítimo.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se deriven de la naturaleza de estos, de las disposiciones del presente manual, la Constitución Política y la Ley. Marco Normativo

Tratamiento de la información

Dentro del compromiso legal y corporativo de ADCORE SAS de proteger el Derecho a la Privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en las bases de datos, en concordancia con el marco regulatorio vigente, ha establecido:

El tratamiento de los datos que ADCORE S.A.S. realiza obedece única y exclusivamente, al cumplimiento de las finalidades previstas por la Compañía y que de manera previa y expresa ha autorizado su Titular, las que se deriven por algún acuerdo o vínculo contractual -de tipo comercial, civil o laboral o por la prestación de servicios profesionales- o las que determine la ley previo cumplimiento a los requisitos especiales.

Los datos personales tratados por ADCORE S.A.S. son de carácter público y/o semiprivado por lo que no serán recolectados datos sensibles, a menos que se tenga autorización expresa por parte de su Titular, se cumpla con una finalidad válida que justifique su uso y se cumpla con los requisitos especiales previstos en la Ley para su tratamiento.

ADCORE SAS, garantiza la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad y transparencia.

La información suministrada por los empleados de la Compañía y por titulares de los portafolios, podrá ser utilizada por ADCORE SAS de acuerdo con lo establecido en estas prácticas y con el fin de incluirla en unas bases de datos automáticas y someterlas al respectivo tratamiento. En este sentido, el propósito debe informársele al titular de la información de manera previa o simultáneamente con el otorgamiento de la autorización, cuando ella sea necesaria o en general siempre que el titular solicite información al respecto.

ADCORE S.A.S. tiene claridad sobre la propiedad de los datos personales, los cuales corresponden a su Titular. Por ende, su tratamiento única y exclusivamente se realizará para cumplir con las finalidades descritas en el presente Manual, las que haya autorizado el Titular y las que permita la constitución Política y la Ley.

Tratamiento de Datos Personales

El Tratamiento de los datos personales proviene del ejercicio de las siguientes actividades, las cuales son necesarias para el cumplimiento de nuestro objeto social:

Tratamiento Datos Personales de Accionistas y demás responsables con relación legal de orden estatutario y corporativo de la compañía. Por disposición expresa del artículo 61 del Código de Comercio, la información contenida en libros y papeles del comerciante reviste el carácter de reserva legal, por lo que solo podrá ser conocida por sus propietarios, persona autorizada o mediante orden emitida de autoridad competente para que terceras personas puedan conocer la información. Lo anterior sin perjuicio de las excepciones que consagra la Ley, como el registro mercantil, que, al ser un documento público, cualquier persona tiene el derecho a conocer la información contenida en dicho documento.
Tratamiento datos personales de Proveedores. El tratamiento de los datos personales de proveedores se realiza con la finalidad de evaluar los vínculos contractuales que deban generarse para logar el desarrollo de actividades que son parte del objeto social de la Compañía. Si fuese necesario divulgar información relacionada con los datos personales de los proveedores, esto se hará con sujeción a lo dispuesto en las normas sobre protección de datos personales, lo dispuesto en el presente Manual y conforme a los Derechos y Deberes que debe cumplir cada parte para el correcto tratamiento de los datos personales.
Tratamiento Datos Personales de Colaboradores. La Gerencia de Operaciones se encuentra a cargo del Tratamiento de datos personales de: Ejecutivos y candidatos en los procesos de selección. El tratamiento de estos datos personales, les serán aplicables medidas de seguridad que garanticen su adecuado almacenamiento, dado el carácter sensible que contiene la información entregada por cada aspirante y/o colaborador. Es así como, todos los contratos laborales o de prestación de servicios tendrán una cláusula de confidencialidad sobre el manejo y reserva de la información.

La recolección, administración, tratamiento y conservación de los datos personales del grupo familiar del colaborador se realizará para que estos puedan ser partícipes de los beneficios legales, tales como afiliaciones al Sistema de Seguridad Social, Caja de Compensación Familiar y para las diferentes actividades de bienestar que desarrolle ADCORE S.A.S. La información que se requerirá será la que se considere necesaria y razonable para garantizar el acceso a dichos beneficios y actividades, la cual será utilizada de manera segura y sujeta a la finalidad al vínculo establecido anteriormente.

Los datos y la información que suministre el colaborador de niños, niñas y adolescentes estarán sujetos a esta finalidad. Cualquier finalidad diferente a las aquí establecidas, requerirá de autorización especial para el tratamiento de los datos. Igualmente, es de destacar que el colaborador no está obligado a suministrar esta información en los términos dispuestos en la normatividad aplicable.

Referente a la recolección, administración y conservación de los datos tales como fotos, huellas y/o video se realizará con el fin de lograr la identificación del empleado y, en tal sentido facilitar y permitir su acceso a las instalaciones de ADCORE S.A.S., lo cual por razones de seguridad y, en general, para el desarrollo propio de sus funciones y de la relación laboral existente entre éste y ADCORE S.A.S. la grabación de llamadas telefónicas será para efectos de garantizar la calidad del servicio que presta ADCORE S.A.S.

Obligaciones

ADCORE S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos personales, garantiza su administración conforme a las disposiciones legales que rigen la materia, dando cumplimiento a los siguientes deberes:

Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
Solicitar y conservar, conforme a lo indicado en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Rectificar la información cuando sea incorrecta.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley.
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Verificar que el responsable del tratamiento se encuentre autorizado para suministrar a terceras personas, los datos personales que tratará ADCORE S.A.S. como Encargado.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos que establezca la Ley.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que dispone la Ley.
Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten incidentes que eventualmente se configuren en violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás autoridades de control competentes.
guardar absoluta reserva sobre la información que ha sido entregada para su recolección, almacenamiento, uso, circulación o eliminación, y a garantizar la protección de los datos personales que por su naturaleza revisten de requisitos especiales para su tratamiento.
Todas las personas con algún vínculo laboral, contractual, comercial, o que tengan algún interés o relación con los productos y servicios de la Compañía o intervengan en los procedimientos que establece la ley para el tratamiento de los datos personales de carácter privado o sensible, deben garantizar en todo momento la confidencialidad en la información tratada.

Derechos de los Titulares

Los titulares de la información podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar sus datos personales que sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado a través de los diferentes canales de comunicación dispuestos por ADCORE SAS, y las respuestas se emitirán de conformidad con lo preceptuado en la Ley 1581 de 2012 en concordancia con el Decreto 1377 de 2013.

Para lo anterior si dentro de los treinta (30) días posteriores a la fecha de vigencia de las normas en cuestión, el titular no ha manifestado su intención de actualizar, corregir o suprimir dichos datos, se considerará que dicha información se encuentra conforme a lo autorizado por su titular y se entenderá autorizada ADCORE SAS, para su correspondiente uso y manejo de la misma.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a ADCORE S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10mo de la Ley 1581 de 2012.

Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

Presentar ante las autoridades administrativas o judiciales las quejas o reclamos por presuntas infracciones a lo dispuesto en normatividad vigente y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la eliminación del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por ADCORE S.A.S.

Acceso de los titulares para ejercer sus Derechos

Los derechos de los Titulares establecidos pueden ser ejercidos por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Por estipulación a favor de otro o para otro.

En el caso de los derechos de los niños, niñas o adolescentes serán ejercidos por las personas que estén facultadas para representarlos.

La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los canales habilitados por ADCORE SAS y contener, como mínimo, la siguiente información:

a. Nombre completo

b. Número de documento de identificación

c. Dirección del remitente y destinatario

d. Número de teléfono fijo y celular

e. Pruebas en que se fundamente la reclamación.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El área encargada de la atención de estas peticiones, consultas o reclamos es el área de atención al cliente, quienes dispondrán del recurso necesario para que los titulares puedan ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir información y revocar la autorización.

Canales de Recepción:

ADCORE SAS ha definido exclusivamente los siguientes cinco (5) canales para recibir los requerimientos y/o solicitudes de los clientes:

Presencial: Oficina Principal ubicada en la carrera 15 no 98 – 42 oficinas 304 y 606 en la cuidad de Bogotá D.C.
Telefónica: Línea de Atención al Cliente (1) 7446482.
Correo electrónico: servicioalcliente@adcore.com.co
Página web: www.adcore.com.co
Correo Certificado: Dirección de Requerimientos y Atención al Cliente ubicada en la carrera 15 no 98 – 42 oficinas 304 y 606 en la cuidad de Bogotá D.C.

Los Titulares podrán en todo momento solicitar la eliminación de sus Datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presen•tación de un reclamo, en los mismos términos dispuestos para solicitar la corrección, actualización o eliminación de los datos personales, o cuando se presuma el incumplimiento de cualquiera de los deberes que contempla la Ley para la protección de los datos personales.

El Titular tiene derecho de solicitar la supresión de sus datos personales cuando:

Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Sin embargo, la solicitud de eliminación de datos personales, no podrá realizarse en los siguientes casos:

Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
Cuando la eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
La solicitud de eliminación de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Medidas de seguridad en la información

ADCORE S.A.S. implementará las medidas de seguridad que permiten garantizar el archivo, la custodia y el adecuado Tratamiento de los Datos personales. Estas medidas de seguridad corresponden a medidas físicas, tecnológicas, administrativas y logísticas, las cuales protegen la información de cualquier riesgo al que puedan estar expuestos.

El deber de proteger los datos personales recae en todos los Colaboradores de ADCORE S.A.S., por lo que deberán dar aviso de cualquier circunstancia irregular que ocurra o de cualquier manejo irregular que se esté dando a los datos personales y que pueda poner en peligro la custodia y el adecuado tratamiento de los datos personales por parte de la Entidad.

Ante este hecho, la Compañía, iniciará el respectivo proceso interno para adelantar la investigación de los hechos y aplicará, en caso de ser pertinente, las sanciones o medidas disciplinarias a que haya lugar y se iniciarán las acciones civiles, penales y/o laborales correspondientes.

Vigencia

La presente Política de Tratamiento de la Información inician su vigencia desde el día 01 de agosto de 2019.

La Base de Datos de ADCORE SAS estará vigente durante el tiempo en que la Compañía desarrolle las actividades propias de su objeto social y durante veinte (20) años más y las actualizaciones en cuanto a los datos personales contenidos en la misma se realizarán de acuerdo a manifestación expresa de los Clientes.

La información del titular no podrá ser suministrada a usuarios terceros ni en vigencia ni cuando deje de servir para la finalidad de la Base de Datos.

ADCORE SAS se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política. La Compañía se reserva el derecho a modificar y/o actualizar la presente política para adaptarla a novedades legislativas o jurisprudenciales, así como a buenas prácticas del sector de las empresas de cobranzas.

Cualquier cambio sustancial en las políticas para el Tratamiento de los Datos Personales de ADCORE será comunicado a los Clientes a través de la página Web de la Compañía.

Proceso Disciplinario y/o Sancionatorio

La violación a las disposiciones internas, normas y circulares de los entes de control, manuales y reglamentaciones respecto al tratamiento de datos personales, se califica como una Falta Grave y constitutiva de justa causa de despido.

Lo anterior conlleva la aplicación de las demás medidas legales a que haya lugar frente a los involucrados.

Aviso de Confidencialidad
El contenido de este documento, incluyendo sus anexos, se considera de carácter exclusivo entre ADCORE SAS y el proveedor o cliente, y puede contener información de tipo privilegiada o confidencial.